يقوم مكتب العميد المساعد للشئون الطلابية بمشاركة مكتبي التوجيه والإرشاد ( طلبة وطالبات) بالعديد من اللقاءات الداخلية والخارجية ومن أبرز اللقاءات الداخلية :-

اللقاءات الطلابية ، والزيارات . واستضافة المدارس والوفود

ومن أهم هذه اللقاءات الداخلية:

أولا : اللقاء التنويري للمستجدين :

وهذا اللقاء الدوري الخاص بالمستجدين يعقد كل فصل دراسي مع طلبة الكلية ، ونحرص على تقديم كل المعلومات والإرشادات الهامة والخاصة بالطلبة والمتمثلة في :

طريقة التسجيل ، والانسحاب والإضافة باستخدام شبكة الإنترنت وكيفية التعامل معها من قبل الطالب ، و تعريف الطلبة على الأقسام المختلفة وصحائف التخرج الجديدة الخاصة بهم ، وطريقة اختيار التخصص المناسب والمحافظة على المعدل العام والتخصص والطرق المثلى للوصول للتفوق ومرتبة الشرف والحذر من وضع الطالب على قائمة الإنذارات الجامعية . وكذلك التعرف على ما يخص مسيرتهم الجامعية من قوانين ولوائح وتوزيع النشرات الدورية الواردة من إدارة الإرشاد الأكاديمي .

ثانيا : لقاء التسجيل ( ورشة عمل كيف أسجل) :

وهذه الورشة يحرص مكتب التوجيه والإرشاد وتحت إشراف العميد المساعد للشئون الطلابية على انعقادها قبل فترة التسجيل من كل فصل دراسي وذلك لتوجيه طلبة الكلية على كل المستجدات والمشاكل التي قد تواجههم بالتسجيل و الطريقة المثلى لحل هذه المشاكل و توزيع دليل الطالب المستجد و المطويات الإرشادية المختلفة وأيضا بعض الهدايا الرمزية.

ثالثا : اللقاء الإرشادي الخاص بالحضور والغياب بقواعد الامتحانات وتأجيلها والإنذارات الجامعية :

• وفى هذا اللقاء نحرص على انعقاده كل فصل دراسي لتوعية الطلبة بضرورة المواظبة على حضور كافة المحاضرات وتعريفهم باللوائح الخاصة بإنذارات الغياب

• تعريف الطلبة بشروط وقواعد تأجيل الامتحانات وإنها تؤجل لبعض الطلبة على سبيل الاستثناء وفي أضيق الحدود إذا ما كانت للطالب ظروف قهرية . ، وتعريفهم أيضا بلائحة الغش في الامتحانات .

• توعية الطلبة بكل ما يخص الإنذارات الجامعية وأسبابها وكيفية تجنبها و متى يقع الإنذار الأول ثم الثاني والثالث والرابع وكيفية حساب المعدل لرفع الإنذار .

رابعا : لقاء تثبيت التخصص وقواعد التحويل بين الكليات :

• ونحرص في هذا اللقاء على إلقاء الضوء على تخصصات الكلية ومتى يسمح للطالب أن يتخصص وإمكانية تغيير التخصص وأيضا إلقاء الضوء على شروط التحويل بين الكليات وانه يجوز للطالب أن يحول من كلية إلى أخرى لمرة واحدة فقط .

خامسا الزيارات واستقبال المدارس والوفود :

عقد عدة زيارات للطلبة و الطالبات المستجدين بالكلية لمكتبة كلية الشريعة والدراسات الإسلامية وذلك لتعريف الطلبة والطالبات بالمكتبة والخدمات التي تقوم بها المكتبة مثل طريقة البحث الالكتروني وكيفية استعارة الكتب بالإضافة إلى إلقاء الضوء على بعض المراجع والكتب الهامة والنادرة التي يكون لها دور كبير في تثقيف الطالب وتفوقه .

ثانيا : محور التسجيل:

* يولي العميد المساعد للشئون الطلابية عناية خاصة بالجدول الدراسي للأقسام العلمية ومراجعته من حيث المقررات والقاعات طبقا لشروط وضوابط إعداد الجدول الدراسي وذلك بإتباع الآليات التالية :-

1. استلام الجدول الدراسي من الأقسام العلمية وتوزيعه على قاعات الكلية ومخاطبة الكليات الأخرى لتوفير القاعات الخاصة بالمقررات التي تدرس خارج الكلية وإرسال الجدول بعد استكمال كل بياناته إلى عمادة القبول والتسجيل لاعتماده وطباعته

2. استلام الأرقام السرية من عمادة القبول والتسجيل ويتم فرزها وتصنيفها من قبل مكتب التوجيه والإرشاد ، ثم يعاد توزيعها على الطلبة المستجدين باللقاء المخصص لهم بكل فصل دراسي على حده ،

3. تم عمل ورشة بعنوان ( كيف تسجل ) واستخراج رقم تسجيل وهمي من عمادة القبول والتسجيل لتدريب الطلبة على استخدام الحاسب الآلي في عملية التسجيل وطريقة اختيار المواد . وحل المشاكل التي من الممكن أن تظهر لهم أثناء عملتي السحب والإضافة .

4. متابعة الطلبة المتوقع تخرجهم وعمل الاستبيان الخاص بالمقررات المطلوبة للتخرج ، وذلك لإدراجها بالجدول ومساعدة الطلبة على استكمال متطلبات التخرج .

5. متابعة عملية تثبيت التخصص للطلبة بعد استيفائهم 30 وحدة دراسية ، وقد لوحظ أن هناك، إقبال شديد على قسمي الفقه وأصول الفقه والفقه المقارن والسياسة الشرعية مع زيادة نسبة التبديل بينهما وقلة أعداد الراغبين في تخصص العقيدة والدعوة بالمقارنة ببقية التخصصات .

6. مشاركة مكتب التوجيه والإرشاد بعملية استكمال الجداول الدراسية .فى بداية كل فصل دراسي وحل مشاكل الطلبة .

7. طباعة جميع جداول الطلبة بعد الانتهاء من عملية التسجيل و على مدار السنة .

8. استخراج كشوف بأسماء الطلبة لجميع مقررات الكلية ، ويتم توزيعها على السادة أعضاء هيئة التدريس بالكلية وذلك ثلاث مرات على الأقل بكل فصل دراسي .

9. أعداد جدول الامتحانات النهائية بالكلية لكل فصل دراسي مع توزيع القاعات الخاصة بالامتحانات .

ثالثا : محور التوجيه والإرشاد:

1. يعمل مكتب التوجيه وبإشراف العميد الماعد للشئون الطلابية والإرشاد على تيسير وتسهيل مسيرة الطلاب العلمية ومتابعتهم أكاديميا وتوجيههم إلى الخطة المثلى والنهج الملائم لاختيار مقرراتهم الدراسية كما يعمل على حل مشاكلهم وتذليل العقبات التي تعترضهم وكيفية التغلب عليها فهو يهتم بصفة إجمالية بكل شئون الطلبة منذ التحاقهم بالجامعة وحتى تخرجهم .

2. كما يقوم مكتب العميد المساعد ومكتب التوجيه والإرشاد بالعديد من الأعمال اليومية الخاصة مثل استخراج جداول الطلبة وإعداد إعلانات إرشادية تخص (فتح شعب – غلق شعب – مراجعات – اعتذارات – إعلانات وكل ما يستجد من أعمال) و متابعة مراسلات المكتب (الصادر – الوارد ) ، و صرف النموذج الخاص بالطبية لطالبيها ، و استلام غياب الطلبة داخل وخارج الكلية وإبلاغهم بالإنذارات ، و استلام الأجازات المرضية من الطلبة وتوزيعها على السادة أعضاء هيئة التدريس

3. متابعة الطلبة المنذرين والذين على وشك الإنذار وإرشادهم للطريقة المثلى لحساب المعدل المطلوب، لرفع الإنذار خلال الفصول القادمة وتوزيع الإعلان المرسل من عمادة شئون الطلبة – إدارة الإرشاد الأكاديمي بعنوان ( الإنذارات الجامعية ) وآخر بعنوان ( احذر الوقوع … بأحد هذه الإنذارات ) . وغيره بعنوان ( نحو إرشاد أكاديمي أفضل ) و ( إرشادات طلابية ) لحث الطلبة على ضرورة الإلمام باللوائح الضرورية والهامة لنظام المقررات .

4. استلام نماذج الطلبة المقدمة إلى لجنة الشئون الطلابية والخاصة بحالات الانسحاب/وقف القيد/ تأجيل قبول/ إعادة قيد ومتابعتها إلى أن يصدر بها قرار ثم إخطار الطالب بالنتيجة بالوقت المناسب للعمل بها .

5. التنسيق مع إدارة الكلية للعمل على تهيئة الأجواء للطلبة، لتقديم الامتحانات ووضع جداول الامتحانات بصورة واضحة بالأماكن المخصصة لذلك ، ومساعدة السادة أعضاء هيئة التدريس على المراقبة على الطلبة وعلى عملية إدخال الدرجات بالكمبيوتر ،كما تصرف نماذج تأجيل الامتحانات للراغبين بتأجيلها، وفقا للشروط المعمول بها ، ومتابعتها وتوزيع النسخ على السادة أعضاء هيئة التدريس.

6. عمل تعاميم الاختبارات للسادة أعضاء هيئة التدريس الخاصة بالاختبارات والضوابط التي يجب إتباعها في هذا الشأن، وكذلك تعاميم لطلبة الكلية لمراعاة ضوابط الاختبارات وما يجب عليهم إتباعه.

رابعا : محور الشئون الطلابية :

تعقد لجنة الشئون الطلابية اجتماعاتها الدورية برئاسة العميد المساعد للشئون الطلابية حسب الطلبات المقدمة لمناقشة حالات الطلبة المختلفة ، من الانسحاب الإجباري والاختياري والانسحاب من فصل سابق وإعادة قيد وإنهاء المدة الاعتيادية للتخرج .